המשרד שלכם הוא מאגר מידע. הוא עומד בדרישות?
קבצי אקסל במחשב אישי, מסמכי לקוחות בוואטסאפ, וסיסמה משותפת לכל המשרד - זו לא רק אי-נוחות. זו חשיפה רגולטורית.
משרד רו״ח מחזיק תעודות זהות, נתוני הכנסה ופרטי רכוש של לקוחותיו. מבחינת הדין זהו מאגר מידע לכל דבר, וככזה הוא כפוף לתקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע). רוב המשרדים נכנסים לרמת אבטחה בינונית, ומיעוטם - גדולים במיוחד - לרמה גבוהה.
מה נדרש ומה יש
מה התקנות דורשות, ומה OneCPA נותנת
אלה לא הבטחות שיווקיות אלא מנגנונים שקיימים במערכת. אקסל וּוואטסאפ, מטבעם, לא יכולים לספק אף אחד מהם.
בקרת הרשאות - כל אחד ניגש רק למה שהוא צריך
ארבעה תפקידים נפרדים: מנהל, מנהל משרד, מנהל חשבונות ולקוח. מנהל חשבונות רואה את הלקוחות שהוקצו לה, ולקוח רואה אך ורק את התיק שלו.
תיעוד גישה ושינויים
כל שינוי מהותי נרשם - מה השתנה, מהערך הקודם לערך החדש, מי ביצע ומתי. כשמישהו שואל ״מי שינה את זה״, יש תשובה.
הפרדה בין סוגי מידע
נתונים מסומנים כפנימיים למשרד או כגלויים ללקוח. רווחיות, ציוני מעורבות ועומסי עבודה לעולם לא נחשפים לצד הלקוח.
גיבוי ואבטחת תקשורת
הנתונים מוצפנים במעבר ובאחסון, הגיבוי מנוהל, וקבצי הלקוחות נשמרים באחסון עם בקרת גישה - לא בתיקייה משותפת.
תיקון 13
למה זה נהיה דחוף דווקא עכשיו
תיקון 13 לחוק הגנת הפרטיות נכנס לתוקף באוגוסט 2025 והחמיר משמעותית את כללי המשחק. הוא מוסיף חובות ציות, מרחיב את סמכויות האכיפה של הרשות להגנת הפרטיות, וקובע עיצומים כספיים משמעותיים.
החלק שנוגע ישירות אליכם: התיקון מטיל חובת בדיקה ובקרה על ספקים חיצוניים שמעבדים עבורכם מידע. כלומר, כשאתם בוחרים מערכת שמחזיקה את נתוני הלקוחות שלכם, אתם נדרשים לוודא שהיא עומדת בדרישות - ולתעד את זה.
לכן הכנו מסמך תמצית עיבוד מידע שאפשר לצרף לתיק הציות של המשרד.
מה שווה לבדוק במשרד שלכם
- האם יש סיסמה משותפת שכולם משתמשים בה?
- האם מסמכי לקוחות נשמרים בוואטסאפ הפרטי של אחד העובדים?
- אם עובד עוזבת - למה עדיין יש לה גישה?
- אם לקוח ישאל מי צפה בתיק שלו, תוכלו לענות?
הקשחה
מעבר לדרישות התקנות
התקנות הן הרצפה. אלה הדברים שמעליה, שכבר פועלים במערכת.
-
אימות דו-שלבי
לכל משתמשי המשרד, כולל אכיפה ברמת המשרד כך שההגדרה חלה על כולם.
-
מבדק חדירות חיצוני
נבדק על ידי גורם חיצוני, והממצאים נסגרים לפני שהם מגיעים אליכם.
-
ממונה הגנת פרטיות
יש כתובת אחת לכל שאלה על מידע, ולא סבב בין תמיכה למשפטים.
-
גיבוי ושחזור
גיבוי יומי מנוהל, ובדיקת שחזור תקופתית כדי לוודא שהוא באמת עובד.
רוצים לראות את מודל ההרשאות מקרוב?
בהדגמה נראה לכם בדיוק מה כל תפקיד רואה ומה הוא לא רואה, כולל מה שהלקוח שלכם חשוף אליו.
כבר לקוחות? כניסה למערכת