דוחות שנתיים
עונת הדוחות מנוהלת מתוך מסך אחד, לא מתוך תיבת המייל
- רשימת מסמכים לעוסק מורשה, בקשות מסמכים לחברה בע״מ
- הלקוח מעלה קבצים ומסמן מה לא רלוונטי
- הערת משרד לכל פריט, עם סימון ״נדרשת השלמה״
- מרכז בקרה עם אחוז השלמה ותיקים שדורשים טיפול
עונת הדוחות, בלי הכאוס
כל משרד מכיר את מרץ-ספטמבר. עשרות תיקים פתוחים בו-זמנית, כל אחד בשלב אחר, וכל בירור על מצב תיק דורש לפתוח מייל, לחפש קובץ ולשאול מישהי.
איך זה עובד
לכל לקוח ולכל שנת מס נפתחת סביבת עבודה. בתוכה יושבת רשימת המסמכים הנדרשים, מקובצת לפי קטגוריות. הלקוח נכנס, מעלה קבצים, ומסמן פריטים כ״טופל״ או ״לא רלוונטי״. המשרד עובר על מה שהתקבל, ואם משהו לא תקין - כותב הערה על הפריט עצמו, לא במייל נפרד.
הפריט מסומן נדרשת השלמה, והלקוח רואה בדיוק על מה מדובר. כשכל הפריטים סגורים, התיק עובר לסטטוס מוכן לעבודה ונפתחת משימה פנימית לצוות.
מרכז הבקרה
מנהל המשרד לא צריך לפתוח תיקים אחד-אחד. מרכז הבקרה מציג את כולם יחד עם אחוז השלמה. מה שדורש התערבות מודגש: תיקים עם הערות פתוחות, תיקים עם מסמכים חסרים, ותיקים שלא זזו יותר מ-30 יום.
שני מסלולים, כי זה באמת שונה
עוסק מורשה מקבל רשימת מסמכים מסודרת לפי קטגוריות. חברה בע״מ מקבלת בקשות מסמכים ייעודיות שהמשרד מנסח. אותו מנוע, שתי חוויות שמתאימות למציאות.
הלוך ושוב שמתועד
הלקוח מעלה קובץ, המשרד כותב הערה, הפריט מסומן ״נדרשת השלמה״, והלקוח רואה בדיוק מה חסר. במקום שרשור מיילים - מצב אחד שכולם מסתכלים עליו.
כשהתיק מוכן, מישהו יודע
ברגע שכל הפריטים סומנו, נפתחת אוטומטית משימת משרד להתחלת עבודה על הדוח. התיק לא ממתין בשקט לאף אחד.
מרכז בקרה לעונה
מסך אחד לכל הדוחות - עצמאים וחברות יחד - עם אחוז השלמה לכל תיק, ופאנל חריגים שמצביע על תיקים עם הערות פתוחות, מסמכים חסרים או חוסר עדכון מעל 30 יום.