תזכורות ואוטומציה

למה תזכורות זה לא פיצ׳ר קטן

ברוב המשרדים, מי שמזכיר ללקוחות זו מנהלת חשבונות אחת שזוכרת. זה עובד עד שהיא בחופשה, עד שהיא עוזבת, או עד שיש עשרה תיקים במקביל.

שלושה ערוצים, לוג אחד

התזכורת יוצאת לוואטסאפ, למייל, או לשניהם. הלקוח מקבל אותה איפה שהוא באמת קורא, ולא במקום שנוח לכם לשלוח.

כל שליחה נרשמת: מה נשלח, לאיזה ערוץ, מתי, ומה קרה אחר כך. כשלקוח טוען שלא קיבל כלום, יש תשובה.

סולם ההסלמה

זה החלק שהופך את המערכת מרשימה למנוע. ארבע דרגות, כל אחת עם טריגר ברור ונמען ברור:

• 7 ימים. כל המסמכים התקבלו והמשרד לא התקדם. משימה פנימית.
• 14 ימים. הערת משרד ללא תגובת לקוח. משימת מעקב למטפלת.
• 30 ימים. הערות פתוחות מדי זמן רב. התראה למטפלת.
• 45 ימים. התיק לא עודכן. התראה להנהלה.

במקביל, לאורך החודש נשלחות התזכורות הקבועות לפי לוח הזמנים שהגדרתם, ועונת הדוחות השנתיים נפתחת ומתוזכרת בעצמה מדי חודש.

ספריית התזכורות

המערכת מגיעה עם ספריית נוסחים מוכנה בעברית: פתיחת עונת דוחות שנתיים, תזכורת חודשית, השלמת מסמכים, פתיחת בקשה להצהרת הון, מסמך חסר, הערה פתוחה, ותיק מוכן לעבודה. אפשר לערוך כל נוסח, ואפשר לשחזר את ברירות המחדל בלי לפגוע בתבניות שיצרתם.