מבט משרד
מצב כל המשרד במסך אחד, בלי לפתוח תיק אחד
- מדדים חיים — לקוחות, דיווחים, דוחות, הצהרות ומשימות
- פאנל חריגים שמצביע על מה שדורש התערבות
- עומס עבודה לפי אחראי בתיק
- מי עובד עכשיו, על איזה לקוח
למה בעל משרד צריך מסך משלו
מנהלת חשבונות מסתכלת על התיקים שלה. בעל המשרד צריך להסתכל על המשרד — וזו שאלה אחרת לגמרי.
מה יש במסך
בשורה העליונה יושבים המדדים הגלובליים, וכל אחד מהם לחיץ. מתחתיהם, המערכת נפרסת לפי מודולים: דיווחים חודשיים עם פילוח מי אישר ומי באיחור, דוחות שנתיים לפי סטטוס, הצהרות הון, ומשימות המשרד.
הפאנל שהכי משתמשים בו הוא חריגים. הוא לא מציג נתונים — הוא מצביע: מי באיחור, מי בסיכון לקנס, איזה דוח לא זז ואיזו הצהרה תקועה.
עומסים
הטבלה של עומס העבודה לפי אחראי בתיק היא לרוב הגילוי הכי מפתיע. היא מציגה לכל מנהלת חשבונות את מספר הלקוחות, הדיווחים הפתוחים, הדוחות השנתיים, ההצהרות והמשימות — וממחישה מיד אם החלוקה במשרד הוגנת.
לצידה מוצגים הטיימרים הפעילים ברגע זה: מי עובדת עכשיו, על איזה לקוח, וכמה זמן.
מסך פתיחה שמספר את האמת
לקוחות פעילים, דיווחים פתוחים, דוחות שנתיים פתוחים, הצהרות הון פעילות, משימות פתוחות ולקוחות באיחור — כל מדד לחיץ ומוביל ישר לרשימה שמאחוריו.
חריגים במקום דוחות
לקוחות באיחור בדיווחים, לקוחות בסיכון לקנס, דוחות שנתיים ללא התקדמות והצהרות הון תקועות. ארבעה מספרים שאומרים לאן ללכת הבוקר.
עומס שמתחלק לא שווה
טבלה וגרף של כמות הלקוחות, הדיווחים, הדוחות והמשימות לכל מנהלת חשבונות. בדרך כלל מגלים שאחת עמוסה בהרבה מהשאר.
תמונה לפי חודש
אפשר לבחור חודש ושנה ולראות את מצב המשרד לאותה תקופה, לא רק את ההווה.