לוח מועדים שנתי
כל מועדי הדיווח של השנה, על ציר אחד
- כל מועדי הדיווח לרשויות במקום אחד
- כמה עבודה נופלת בכל שבוע, לפני שהיא נופלת
- תכנון קיבולת לעונת הדוחות
- ייצוא הלוח לצוות ולהנהלה
למה לוח ולא רשימה
רשימת משימות אומרת מה צריך לעשות. לוח מועדים אומר מתי, וזה מה שקובע אם המשרד עומד בזה או רץ אחרי זה.
מה רואים
ציר שנתי אחד עם כל מועדי הדיווח לרשויות, נגזר מתדירויות הדיווח שהוגדרו לכל לקוח. מע״מ חודשי ודו-חודשי, מקדמות, ניכויים וביטוח לאומי, ולצידם מועדי הדוחות השנתיים והצהרות ההון.
מעל הציר יושבת שכבת העומס: כמה תיקים נופלים בכל שבוע. שבוע שמסתמן כבעייתי בולט חודש מראש, וזה הזמן שבו עוד אפשר להזיז דברים.
תכנון עונת הדוחות
בינואר כבר אפשר לראות כמה דוחות שנתיים צפויים, כמה שעות הצוות הקצה אליהם בשנה שעברה, ואיפה נוצר הפער. ההחלטות הקשות של מרץ מתקבלות בינואר, כשעוד יש זמן לגייס או לתמחר מחדש.
מהלוח לעבודה
כל מועד מקושר לתיק שמאחוריו. לוחצים ועוברים ישר למשימות, למסמכים ולסטטוס החומר, בלי לחפש את הלקוח מחדש.
השנה על ציר אחד
מע״מ, מקדמות, ניכויים וביטוח לאומי, יחד עם מועדי הדוחות השנתיים והצהרות ההון. הכול על לוח אחד ולא בארבעה ראשים.
רואים את השבוע העמוס מראש
הלוח מציג כמה תיקים נופלים בכל שבוע לפי התדירויות שהוגדרו. אפשר להזיז עבודה קדימה במקום לגלות את העומס ביום שלישי בערב.
תכנון קיבולת לעונה
לפני מרץ רואים כמה דוחות שנתיים פתוחים מול כמה שעות יש לצוות. זה ההבדל בין עונה מתוכננת לעונה ששורדים.
הלוח מדבר עם המשימות
כל מועד על הלוח מחובר לתיק ולמשימות שלו, כך שמלוח הזמנים אפשר לצלול ישר לעבודה עצמה.